¿Qué establece la Ley 2121 de 2021 para las empresas colombianas?
La Ley 2121 de 2021 introduce nuevas obligaciones para las empresas que contratan personas naturales bajo la modalidad de prestación de servicios. A partir del 1 de julio de 2025, estas empresas deben asumir el pago de salud, pensión y riesgos laborales de sus contratistas. Esta medida busca garantizar una mayor protección social a quienes prestan servicios por fuera de un vínculo laboral formal.
¿A quién aplica la Ley 2121 de 2021 y desde cuándo entra en vigencia?
Esta normativa aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, que mantengan vínculos con personas naturales mediante contratos por prestación de servicios. La entrada en vigencia es oficial desde el 1 de julio de 2025. Es decir, a partir de esa fecha, las empresas serán responsables del cumplimiento de las obligaciones en seguridad social para sus contratistas.
Principales obligaciones que impone la Ley 2121 de 2021 en contratos por prestación de servicios:
- Registrar a sus contratistas ante los entes de seguridad social (EPS, ARL y fondo de pensiones).
- Calcular correctamente los aportes mensuales a salud, pensión y riesgos laborales.
- Realizar los pagos en los plazos estipulados por la ley.
- Conservar los soportes de los pagos como evidencia ante posibles auditorías.
- Garantizar que el contratista se encuentre efectivamente afiliado a los sistemas correspondientes.
Errores comunes que pueden generar sanciones bajo la Ley 2121 de 2021
- No registrar al contratista en los sistemas de seguridad social.
- Realizar los pagos fuera de los plazos legales.
- Calcular mal los porcentajes o bases de cotización.
- No entregar los comprobantes o no tener evidencia documental de los pagos.
- Asumir que el contratista seguirá pagando por su cuenta, lo que resultará en incumplimiento.
Impacto de la Ley 2121 de 2021 en la gestión de contratistas independientes
La gestión administrativa se vuelve más compleja, ya que implica un monitoreo constante del cumplimiento. Las áreas de talento humano y contabilidad deben actualizar procesos, capacitarse en la normativa y adquirir herramientas que permitan hacer seguimiento y generar reportes. Esto obliga a las empresas a profesionalizar la relación con sus contratistas y considerar nuevas estrategias de tercerización.
Cómo preparar a tu empresa para cumplir con la Ley 2121 de 2021 sin afectar la operación
- Diagnóstico: Identificar a todos los contratistas vigentes y analizar su situación de afiliación.
- Implementación: Ajustar los contratos, asignar responsables y establecer calendarios de pago.
- Acompañamiento: Contar con aliados especializados en liquidación y cumplimiento normativo. Este enfoque permite minimizar errores y garantizar una implementación fluida.
Ley 2121 de 2021: implicaciones legales y financieras para el sector privado
Las implicaciones legales incluyen:
- Fiscalización por parte de la UGPP.
- Sanciones económicas por mora o evasión de pagos.
- Demandas laborales que podrían derivar en reubicación de contratistas como empleados formales. Financieramente, las empresas deben revisar sus presupuestos, ya que los aportes representan un incremento de hasta el 30% en el costo total del servicio contratado.
Checklist para el cumplimiento de la Ley 2121 de 2021 en tu empresa
- Identificar contratistas activos.
- Verificar su afiliación a EPS, ARL y fondo de pensiones.
- Ajustar los contratos incluyendo las nuevas condiciones.
- Calcular correctamente los aportes.
- Realizar pagos mensuales puntualmente. Conservar soportes de los pagos. Mantenerse actualizado ante posibles modificaciones regulatorias.
¿Qué pasa si tu empresa no cumple con la Ley 2121 de 2021? Multas y consecuencias
El incumplimiento puede acarrear:
- Multas hasta del 200% del valor no pagado en aportes.
- Procesos de fiscalización y visitas por parte de la UGPP.
- Demandas por parte del contratista reclamando derechos laborales.
- Deterioro de la imagen corporativa y de la marca empleadora.
Soluciones prácticas para cumplir con la Ley 2121 de 2021 con apoyo externo
Existen firmas especializadas como WIKAN que ofrecen soluciones integrales para:
- Liquidación mensual de aportes a seguridad social.
- Soporte legal ante auditorías o requerimientos oficiales.
- Capacitando a los equipos internos en la normativa.
- Automatización de reportes y actualizaciones legales. Con un aliado estratégico, tu empresa puede enfocarse en crecer sin exponerse a riesgos legales ni operativos.
