Introducción: la importancia de pagar la nómina a tiempo en Colombia
En Colombia, cumplir con el pago oportuno de la nómina no es solo una obligación legal, sino una responsabilidad clave para mantener la confianza y motivación de los colaboradores. El retraso o incumplimiento puede acarrear sanciones económicas, demandas laborales y afectaciones a la reputación empresarial.
En este artículo te explicaremos qué establece la ley, cuáles son las sanciones por incumplir y cómo evitar problemas con ejemplos claros.
¿Qué se considera un pago de nómina en Colombia?
El pago de nómina es la remuneración económica que un empleador entrega a sus trabajadores como contraprestación por sus servicios. Incluye:
- Salario básico
- Horas extras
- Recargos
- Bonificaciones
- Prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses, vacaciones)
- Aportes a seguridad social y parafiscales
Este pago debe hacerse cumpliendo los plazos y montos establecidos por la legislación laboral.
Obligaciones legales del empleador en el pago de nómina
Según el Código Sustantivo del Trabajo y la regulación de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), el empleador debe:
- Pagar la nómina en los plazos acordados o establecidos por ley
- Descontar y aportar correctamente seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales)
- Realizar aportes parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de compensación)
- Conservar soportes de pago y comprobantes
Plazos establecidos por la ley para pagar la nómina
La ley colombiana no define un día exacto para el pago, pero sí establece que este debe hacerse de forma periódica:
- Trabajadores quincenales: dos pagos al mes, máximo cada 15 días.
- Trabajadores mensuales: un pago al mes, máximo dentro del mes trabajado.
Retrasarse, incluso uno o dos días, puede ser causal de sanciones o demandas.
Sanciones y multas por retrasos en pagos de nómina
Las sanciones pueden provenir de dos frentes:
1. Demandas laborales
Un trabajador puede demandar por:
- Mora en el pago del salario (indemnización moratoria)
- Daño moral y perjuicios
2. Sanciones de la UGPP
Por incumplimiento en aportes de seguridad social y parafiscales:
- Multa del 5% al 100% del valor dejado de pagar
- Intereses moratorios según tasa de usura vigente
Errores más comunes que generan sanciones
- No pagar en las fechas establecidas
- No calcular correctamente horas extras y recargos
- Omisión en aportes a seguridad social
- Presentar planillas PILA con errores o fuera de plazo
- No entregar comprobantes de pago
Ejemplos prácticos de cálculo de sanciones por pago tardío
Ejemplo 1:
Una empresa con 10 empleados se retrasa 5 días en pagar la nómina y no realiza los aportes de seguridad social.
- Salario total mensual: $15.000.000
- Aportes omitidos: $5.000.000
- Multa UGPP: 5% de $5.000.000 = $250.000
- Intereses moratorios: calculados según días de retraso
Cómo evitar sanciones: buenas prácticas para el pago de nómina
- Establecer un calendario fijo de pagos
- Automatizar el proceso con software de nómina
- Programar alertas de vencimiento de aportes
- Realizar revisiones mensuales de cálculos
- Contratar un servicio de outsourcing especializado
El papel de la UGPP en la fiscalización de la nómina
La UGPP es la entidad encargada de vigilar y sancionar el incumplimiento de aportes a seguridad social y parafiscales. Realiza auditorías y cruza información con entidades financieras, DIAN y Ministerio de Trabajo.
Beneficios del outsourcing de nómina para cumplir con la ley
- Cumplimiento 100% normativo
- Reducción de riesgo de sanciones
- Ahorro de tiempo y recursos internos
- Acceso a especialistas en legislación laboral
- Integración con software de gestión empresarial
Conclusión
Cumplir con el pago oportuno de la nómina en Colombia es una obligación que impacta directamente la estabilidad legal y financiera de tu empresa.
No hacerlo puede salir mucho más costoso que implementar un proceso ordenado o delegarlo en manos expertas.
